如何使用Outlook自动帮你分类及整理邮件 @ 电瘾院

如何使用Outlook自动帮你分类及整理邮件

devirus | 27 September,2007 15:13

Outlook的规则及通知

　　很多人用Outlook或是Outlook Express都只用它最基本的功能，在每次我们把信给收下来后，我们总是会分门别类的将每封E-Mail给移动到某个数据夹里，
　　1. 如将王小明寄来的信都放到王小明资料夹里，
　　2. 或是将某个定期会寄来的报表，都放在某个报表的数据夹里，
　　3. 或是将讨人厌家伙寄来的信直接送进回收筒。
　　4. ...

　　每个人都有他分类E-Mail的方法与习惯，其实Outlook有一个功能可以大大的减轻你这部份的工作量，就是「规则」，利用Outlook的规则，可以自动化的帮你「预先」处理收到的电子邮件。　

　　以我以前用的一个挡色情垃圾信的规则，之前Outlook常常会收到一堆的垃圾色情信，可是，偏偏同事有时也会寄一些「好康有料」来，为了要让电脑帮我过滤这些信件，我就写了这一个「规则」：

　　这个规则是这样的，当邮件送达后，电脑会自动检查信件的「主旨」，只要主旨有「自拍、潮吹、做爱或是援交」等的文字就直接将它送进「垃圾邮件」数据夹里，除了...某某某及某某某之外，基于保护的立场，我不能公布我这两位朋友的名字，我怕有太多人会寄信去要求要加入Mail List中。

　　总之，这玩意的精神就在这，没有接触过且有兴趣的朋友可以接着看更详细的设定方法。

开始使用规则

　　你可以从「工具」里的「规则及通知(L)...」来开启「规则」的设定窗口，如下图：

一、点选「新增规则(N)」开始我们第一个规则：

　　规则的建立可以透过两个方式，「开始从模板中建立规则(T)」及「从空白规则开始(L)」，一般都建议先从「范本」开始建立，因为在模板中已经有几个我们最常用的规则了，这边我们以模板中的「从某人移动邮件至数据夹」来做示范，这个范本的意思是「要将某某人的信移动到某某数据夹」。

　　1. 先选择「开始从模板中建立规则」。
　　2. 再选择保持组织化模板里的「 从某人移动邮件至数据夹」
　　3. 接下来我们就要用鼠标点选「编辑规则描述」里的「蓝色底线」来编辑出符合我们的规则。这个模板要设定两个条件，第一个是「某某人」，第二个是「某某数据夹」，所以我们第一先点「个人或通讯群组清单」，这时请从跳出的通讯簿窗口中选出你要筛选的寄件者或直接输入通讯簿里没有的寄件者电子信箱，也就是你希望谁寄来的信件要被做自动化的处理；再来再选择「特定」来选择你要将信件移动到哪，也就是要决定「某某数据夹」。(这边说的数据夹是指Outlook的邮件数据夹，它和「我的电脑」里的数据夹不同，别搞混了哦)