如何使用Office2003来读取Office2007的档案？ @ 电瘾院

如何使用Office2003来读取Office2007的档案？

devirus | 27 September,2007 12:31

源由

　　前一阵子介绍大家使用Gmail，有一个最主要的原因就是，Gmail可以免费使用POP3，来用收信软件来收信、寄信。(请参考「推荐好用的e-Mail电子信箱Google GMail」)

　　而有许多已经使用POP3收信的人，都习惯使用Windows内建的Outlook Express，而不使用Microsoft Office的Outlook 2003，原因就是就是Outlook Express的接口单纯且使用简单，Outlook 2003并不难，它使用起来和Outlook Express差不多，功能反而更强大。

　　Outlook 2003有很多更多的优点，有通用的通讯簿、行事历、便条、工作待办事项...，我们随时可以使用手机、PDA来和这些个人数据做同步的动作，另外它还有个优点就是「备份邮件数据」容易，我将会陆续介绍及教学这些好用的功能。

如何设定Outlook

　　1. 如果你从来没有执行过Outlook，第一次从开始菜单执行后，就要立即建立新的设定档，你可以直接填入你的名字或是其它的名称，如下图：

　　2. 第一次设定的话，先选择「新增电子邮件账号」。(日后要做更改的话，就可以选择「检视或变更现有的电子邮件账号」)

　　3. 选择服务器类型时，请选择「POP3」。(如果是Hotmail就是选第四种「HTTP(H)」，而公司自己有Exchange的邮件服务器时，就使用第一种「Microsoft Exchange Server(M)」)

　　4. 接下来就要设定「因特网电子邮件设定(POP3)」，这里要填的资料有三大项，填完数据后别忘了要再按「其它设定」。

　　　使用者信息
　　　　您的名称: 输入您想要在外寄邮件的 [寄件者:] 字段中显示的姓名。
　　　　电子邮件地址: 输入完整Gmail电子邮件地址，如changyang319@gmail.com。

　　　服务器信息
　　　　内送邮件服务器 (POP3): pop.gmail.com
　　　　外寄邮件服务器 (SMTP): smtp.gmail.com

　　　登入信息
　　　　使用者名称: 输入您的Gmail账号，如changyang319@gmail.com
　　　　　　　　　　 (有些POP3的信箱只要输入账号的部份，如changyang319)
　　　　密码: 输入您的 Gmail 密码

　　5. 在「因特网邮件设定」窗口里，先选择「外寄服务器」页签，并将「我的外寄服务器(SMTP)需要验证(O)」打勾。

　　6. 然后接着再切换到「进阶」页签，第一步先将「内送服务器(POP3)」及「外寄服务器(SMTP)」的「此服务器需要加密联机(SSL)」两项打勾；第二步再将外寄服务器的连接端口号码改成「465」；第三步就按「确定」。

(如果有人有习惯将「在服务器上保留一份邮件复本」打勾收信保留服务器上的信件时，其实在这里是不需要打勾的，因为使用POP3收Gmail的信件时，并不会直接将信件收下来，如果你要将信件直接收下来，就要到Gmail的网页上去做设定。)

　　7. 按下「确定」后，会再回到「电子邮件账号」的设定窗口，这时请按一下「测试账号设定(T)」按钮，来测试一下我们的设定是否正确。

　　8. 在完成所有的测试之后，要看一下所有工作的状态，是否都是「已完成」，之后再接着按「关闭」。

　　9. 再次回到「电子邮件账号」的设定窗口，这时设定已经完成，直接按「下一步」。

　　10. 最后再按「完成」。

　　11. 完成设定之后会进入Outlook程序里，在「个人数据夹」里的所有东西都存在C:\Documents and Settings\EndUser\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst这个档案里，在这个时候先不要按「传送／接收(C)」去接收信件，因为我们并不想使用这个在C磁盘的数据文件，每次重灌电脑时，都会忘记这个档案，所以我们要将邮件数据文件转到D磁盘，而教学将会在下一篇文章介绍。