超好用的Word技巧!!

　　大部份的人可能都以为Word就是打打文件、报表、通知单...如此而已，我想大家都低估了Word的能力了，Word能做的事要比你想象的多更多。在Word的高阶应用的其中一个功能「合并打印」，它能帮我们做到让你觉得不可思议的事，平常你要花上好几天才能完成的工作，现在只要几分钟就可以简单完成，耗时的工作就交给电脑处理，让你有更多的时间花在打屁聊天上。

　　在上一篇Word文章「一般使用Microsoft Word最常犯的错误」只点出一些常犯的错误，这篇Word教学要教大家一些有用的技巧。

一个范例

　　以下我会举一个范例来示范「合并打印」的强大功能，这个功能绝对值得你花点时间来将它搞清楚，虽然它是高阶应用，但实际上它却很简单。

　　假设我现在要打一份邀请函给我所有的朋友，朋友清单都已经在Excel的档案里，邀请函准备要打在Word里，如下图：

范例档案下载 (Word邀请函 - invitation.doc)

范例档案下载(Excel朋友清单 - list.xls)

　　我准备要将「Excel朋友清单」里的每一个名称放进「Word邀请函」中的【公司名字】，一般我们面对这样的情况，都是直接从Excel一个一个复制到Word邀请函里贴上，也就是「Word邀请函」里将会有10页的邀请函。

　　幸好我的朋友清单里只有10份数据，使用土法炼钢的方式几分钟就可以复制完这些工作。那万一这份清单有1,000份呢？该不会你也还要用土法炼钢的方式吧!! 那最后的结果就是花了三、四天每天都做重复的动作，最后完成了工作，也得了关结炎。

　　看完这篇「合并打印」的教学，让你打这1,000份所花的时间不需要花10分钟。

合并打印

　　在开始之前，你可以下载两个我们要用来示范的档案，一、「Word邀请函 - invitation.doc」；二、「Excel朋友清单 - list.xls」。

整个流程如下：

一、先打开Word invitation.doc档案，然后开启工具列上的「工具(T)」\「信件与邮件(E)」\「合并打印(M)」。

二、以Word2003来说，Word会在右方栏开启一个「合并打印」设定版面，步骤1：选取文件类型，在这里我们选取第一个「信件」，然后接着按「下一步：开始文件」，如下图：

三、步骤2：选取开始文件，由于我们已经开启了「invitationl.doc」，所以我们在这里选择「使用目前文件」，接下来按「下一步：选择收件者」，如下图：

四、步骤3：选择收件者，由于我们已经有「list.xls」的清单了，所以在这选择「使用现有清单」，然后接着要指定档案的来源，请点选「浏览...」来指向「list.xls」，如下图：

(看你将list.xls放在哪，就到那个地方去双点鼠标左键选取它)

(由于list.xls使用的是EXCEL，所以我们要告诉电脑我们的清单在哪个工作表里，这里我放在第一个工作表，也就是Sheet1$；注意到下方有一个check字段叫「数据的第一列包含栏标题」，如果你的数据第一列没有标题，要记得把check拿掉。)

(看一下电脑帮你抓到的清单是否正确？没问题的话，按「确定」)

(设定完成后，你会看到在「使用现有清单」中会出现「目前您的收件者是选取自：在"list.xls"的[Sheet1$]」，接着按「下一步：写信」)

五、在步骤4中，我们也要将视野看到左方的文件内容(invitation.doc)，请注意以下的操作!!。一开始请你将鼠标光标点在文件一开始「兹邀请」的后面，并将原有的「【被邀请人名字】」清除掉；然后按下合并打印版面的「其它项目」来插入合并字段，如下图：

(接着会出现我们EXCEL清单里的字段名称，在这里我们要插入「名称」这个字段，选择「名称」后，按下「插入(I)」)

(若操作正确的话，你会看到在「兹邀请」后面会出现「<<名称>>」这个东西，最后按下「下一步：预览信件」吧!)

六、 在步骤5：预览信件中你可以按下「<<」及「>>」来切换清单里的数据，每次所切换的数据，都会实时的在文件中看到将会输出的结果，最后如果满意的话，请按「下一步：完成合并」。

七、在最后的步骤我们做文件的输出，也就是将已经设定好的「invitation.doc」及「list.xls」合并出另一个我们想要的结果档案，在这我将会储存成「invitaion-ok.doc」，请按「编辑个别信件」，如下图：

(接着你可以选择是要合并所有的记录到新文件中，还是要指定第几笔到第几笔记录，在这我们选择「全部(A)」)

(最后会依你选择的结果产生出另外一个新的文件，你可以将此文件另外存其它的档名)

八、大功告成，你是否也成功了呢？你可以看一下我另存下来的「invitation-ok.doc」完成后是什么样子。

要注意的是所有合并出来的档案(invitation-ok.doc)在打印时，是不能选择要打印的页数，不管怎么选择要打印的页数，最后还是会自动印出所有的页数，也就是说如果你选择了要打印页数2那一张而已，最后还是会将第1到第10都印出来。所以如果你要印单独的页数时，请你要将其它的页数删除或是将要打印的页数另外复制出来到另一个档案，再不然就是用invitaion.doc再单独合并出那一笔你想要打印的记录也可以。