Microsoft Word

　　Microsoft Word一个看起来很简单实际上并不简单的软件，版本从Office 97、2000、XP(2002)、2003，一直到现在的2007版，功能一直的在加强，愈来愈好用。

　　大部份的人用Word都能很容易进入状况，简单的把文字输入到屏幕中，打出自己想要的文件，这也是Word的优点「简单易用」。所以大概很少人会去看有关Word的书籍吧! 想说这东西这么简单怎么还需要看书呢？

　　也因为这个原因，大多数人打出来的Word文件都没有照着正确格式来走，也许打印出来和你打出来的是一样的，可是背后的格式设定、多余的空格键...乱七八糟的，所以你只有办法打一、两页的文件，当你想打长一点的文件时，苦的是要帮你收拾烂摊子的人。

　　在开始之前，我先说明一下，什么样的文件适合在Word打，真的要搞清楚。所有的表格、文件...都适合在Word打，而需要自动计算、分析的文件就需要到Excel去打。

　　我以前认识一个人，他不管什么文件都喜欢打在「Excel电子表格」里。有一次，我看见他把很长的公司规章也打在Excel时，我以人道精神进行道德劝说，像这样的东西应该要打在Word比较好，他不信，他说：「我比较会用Excel，所以打在Excel比较好改」，规章这种东西是会改的，尤其是公司还在讨论每一条的细项时，所以当每次开会持续的在修改这份公司规章时，他每次都要花很长的时间在调整格式、插入列、调整页数数字...，最后我当然是不管他，他喜欢把自己搞的很忙，怪谁？我看他倒是很自得其乐，以为这样就是「很会Excel」。

　　简单易用的Word骨子里有些简单的规则需要我们来遵守，遵守这些规则能帮助我们日后能很快的修改原有的文件，底下我先列出几个许多人常犯的错误，供各位参考。

一、Enter与Shift+Enter

　　在Word中，最最最基础、同时也是重要的就是Enter与Shift+Enter，尽管如此的重要与基础，可是却很容易被人忽略，甚至还有很多人还不晓得有这个Shift+Enter，而拼命的使用Enter来换「行」。

　　如上图所示，这三行文字里有两个段落，第一、二行为第一个段落，第三行为第二个段落。所以当你在同一个段落时想要换行时，就应该要打「Shift+Enter」。

　　没有按照这个规则的话，当你调整「段落间距」时就会大乱，使用「自动编号」时也会乱七八糟，所以遵守正确的格式来打文件，可以让你使用更多、更快速的功能来帮你管理文件。

二、没有使用缩排

　　第一行的段落用二个空格键来缩排文字是一个很不好的习惯，当你想每一行都自动的帮你空两个字时，你最好乖乖的使用「缩排」的功能。

　　你可以透过两个方式来使用「缩排」的功能，

一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」，在「缩排与行距(I)」页签里就可以做「缩排」的设定。

二、直接用鼠标拖曳标尺上的「首行缩排」、「首行凸排」、「左边缩排」及「右边缩排」。

三、没有用换行符号

　　很多人为了要换页会打一连串的Enter键，直到下一个段落的位置到达下一页的位置，如下图：

　　使用这种方式的缺点就是只要换到下一页的段落之前新增了一行，之前打的一堆Enter就会被推到下一页去，所以每次你新增了文字，你就要一直的删除这些多出来的Enter符号。

　　所以这种情况应该是要插入一个「分页符号」才是最正确的，插入「分页符号」的方法，从工具列上的「插入(O) \ 分隔设定(B)」，然后「分隔设定类型」选择「分页符号(P)」。

(你可以使用「标准模式」来看到「分页符号」的标志)

四、没有使用定位点

　　当遇到同一行文字里的部份文字需要有不同的位置时，就要使用定位点，而不要用空格键来定位。

　　如下图范例，我使用了两个定位点来定位「声声慢」及「李清照」，那为什么要用定位点呢？因为使用「定位点」来调位置绝对比用「空格键」好调而且又快。

五、编号自己打

　　在出考卷时没使用自动编号的话是恶梦一场，打好后若是要调整题目的前后顺序，包准调死你。我猜想没有使用的人应该是使用了之后题号会乱标吧! 至于题号会乱标的问题，就是我在第一点所说到的Enter与Shift+Enter的问题。

六、段落之间用Enter来充当空白

　　最后再补充一个常见的错误，这个错误发生在段落与段落之间空隔的作法，有些人当想要在段落之间加大距离时，会选择最直接的作法，「Enter」键，如下图：

　　比较一下上图(错误)和下图(正确)，你会发现到上图(错误)是用「Enter」来做空隔，因为有「Enter」的段落符号，而下图(正确)却没有「Enter」的段落符号，这决对不是我用影像处理软件把它去掉了。

　　正确的用法应该要使用「段落」里「段落间距」区域的「与后段距离」或「与前段距离」来设定，如下图，我设定了「与后段距离」3列。

Word六式

　　在我写部落格的教学文章中，我觉得让我得到最大的回响的是这篇文章，我分别Po在几个较大的论譠之中，都有得到很多网友的鼓励，所以我又再新增了一个常见的错误，希望大家都能学到使用Word最正确的方式。

　　卡提诺王国：五个使用Word最常犯的错误

　　数位男女：五个使用Word最常犯的错误(图文范例教学)

　　ShareGet：[教学]五个使用Word最常犯的错误

　　兔兔电脑论坛： [原创]一般使用Microsoft Word最常犯的错误

　　iTRY 3C论坛：[文书处理]使用Microsoft Word最常犯的五个错误

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