Word合并打印

　　Word里的合并打印功能的很好用，我们可以利用一个固定的「Word档案」，配合一个名单，这个名单可以是Word檔、Excel文件，甚至是Access数据夹，就可以很轻松的做「套印」的动作，会节省很多的时间与人力，相当适合用在「打印标签、名条」、「邀请函」...任何想的到的文件都可以利用这个好用的功能。

　　所以在很久以前就写了「每个人都要学的Word实用技巧教学-合并打印」 这篇教学文章，那时原本的计划是想要写一系列的「合并打印」的教学，后来实在是太懒...应该是说要写的内容实在是太多了，所以这第二篇合并打印的教学一直出不来，就在前一阵子格友「小毛(maluco326@gmail.com)」的留言，让我了解到...「我不能在混下去了」，所以第二篇的「合并打印」的顺位就先提升到第一位了。

　　在这一篇的合并打印所要教到的，和上一篇很类似，格友小毛提到的问题，「如果我要在一页上印两个人的邀请函呢？因为这样才不会浪费纸张」，是的这就是我这一篇所要加强的。

课程档案下载

　　我在这是以「Word 2003」版来做范例的示范，其余的Word版本使用起来也都大同小异，Word 2007使用起来和Word 2003差比较多，但是只要你懂了，Word 2007的合并打印你一样会操作的。

　　练习的档案有两个要下载：
　　　　 　一、「Invitation2.doc」；
　　　 　　二、「list.xls」。

　　同时我也附上了完成的档案供大家参考：
　　　　　　「Invitation2_ok.doc」

实例操作教学

Invitation2.doc长这个样子，如下图，这样一张A4纸就可以放两个邀请函了。

接下来请看以下的教学。

Step1.
以下图，如果你有看过「每个人都要学的Word实用技巧教学-合并打印」的话，你一定可以自己操作到这一步的，什么!!都忘记了？没办法了，我再提示一下吧!
「工作窗格」的操作如下：
　步骤1. 选取文件类型 -> 【信件】。
　步骤2. 选取开始文件 -> 【使用目前文件】。
　步骤3. 选取收件者 -> 【使用现在清单】 ->请按【浏览】设定list.xls路径。
　步骤4. 写信 -> 【其它项目】。(先使用鼠标点一下文件中想要插入〔名称〕的位置后，再去按〔工作窗格〕里的【其它项目】，这个动作需要重复做两次，一次做左边的邀请函，另一次做右边的，要是插入时插错位置，也可以将〔名称〕标示剪下后，再贴到正确的位置)。

Step2.
进行完步骤4后，你一定等不及要来看成果了吧!赶快按〔下一步：预览信件〕吧!
「工作窗格」的操作如下：
　步骤5. 选取开始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很讶异，怎么两边的「被邀请者」的名字是一样的？因为...我们还没做完你就急着要看成果了嘛!

Step3.
接下来请按〔上一步：写信〕回到上一个步骤4来。
此时我们要做一个这篇文章的核心动作，就是要插入一个叫〔Next Record〕的标记，那要插入到哪呢？在两个〔名称〕 的标记的间的任何段落文字后都可以。
而要插入这个特殊的标记，要先打开「合并打印」工具列，请按下菜单的【检视】->【工具列】->【合并打印】。之后要是你再回到﹃工具列】上，你会看到【合并打印】的左方就会是打勾的状态。

Step4.
先在左边最下面随便找一个地方，按一下鼠标左键，将文字的插入点放在那，在【合并打印】工具列上的〔插入功能变量〕上按一下鼠标左键，然后点选〔Next Record(下一笔纪录)〕，如下图：

Step5.
插入〔Next Record(下一笔纪录)〕标记后，你可以参考一下我插入的位置，其实只要是在〔名称〕标记的中间就可以了，就算是原本的文字位置移动到也没有关系，不一定要和我一模一样的位置才行，因为这个〔Next Record〕标记实际在输出时，是不存在的，所以它实际上是不会改变到文字的位置的，所以你不用担心。

Step6.
最后你再按「下一步：预览信件」时，你就可以看到正确的结果了。

Step7.
接下来的操作，
　步骤6. 完成合并 -> 【编辑个别信件】。跳出「合并到新文件」的对话盒后，请根据自己的需求来选择「全部」、「目前的记录」或是「从xx到xx」，最后再按下〔确定〕就好了。